Waarom boekhouden?

De simpelste vorm van administratie is een paar schoenendozen.

Één schoenendoos voor alle bonnetjes van uitgaven.
Één voor alle facturen (rekeningen) die verstuurd zijn.

Aan het einde van het jaar kan de inhoud van de schoenendozen worden opgeteld en afgetrokken en het verschil is winst (of verlies).

Wanneer er heel veel winst gemaakt wordt én er geen belastingdienst zou bestaan is er eigenlijk ook niet meer nodig.

Maar de wereld zit anders in elkaar...niet altijd wordt genoeg winst gemaakt en dan nog die belastingdienst...

Belastingdienst

Van de winst moet een groot deel naar de belastingsdienst.
Stel je verdient een miljoen in een jaar en je hebt een machine gekocht voor een jaar, dan zou je dat jaar geen winst hebben gemaakt. Dan is er niets voor de belastingdienst te halen.

De belastingdienst vindt daarom dat dure apparaten wat langer dan één jaar mee gaan (hebben ze ook wel gelijk in). De kosten van die machine moeten worden uitgespreid over meerdere jaren (afschrijven).
Wanneer dat over 5 jaar moet, dan wordt de winst in het jaar van de aanschaf 800.000 euro, en mag je de 4 jaren daarna elk jaar 200.000 als kosten meerekenen.
Er komen daardoor wat schoenendozen bij voor de afschrijvingen.

Dan moet er BTW worden betaald over verkopen en krijgt een onderneming BTW terug voor inkopen. Dat zijn weer een paar schoenendozen.

Ook vindt de belastingdienst dat bepaalde kosten maar gedeeltelijk als uitgave tellen (aftrekbaar zijn). Om dat niet aan het einde van het jaar allemaal nog eens uit te hoeven zoeken is het verstandig voor die bonnen aparte schoenendozen te maken.

Bedrijfsvoering

Niet altijd wordt er winst of genoeg winst gemaakt. De directie wil dan kunnen bepalen welke kosten te hoog zijn of welke inkomsten te laag.
Per soort inkomsten of uitgaven zijn aparte schoenendozen nodig.

De directie wil ook niet afwachten tot het einde van het jaar.
Dus iedere maand opnieuw moet uit de schoenendozen worden opgeteld worden wat het totaal per doos voor die maand is.

Tijd tussen betalen/ontvangen

Privé spreken we van een gas-rekening of andere rekening. In bedrijven spreken we van facturen omdat het woord rekening in het boekhouden iets anders betekent (volgt verderop).

De facturen die zijn verzonden of ontvangen moeten nog worden betaald. Afhankelijk van afspraken kan dat maar zo enkele maanden later zijn dan waarop geleverd is (betalingstermijn).
Voor facturen die zijn ontvangen of verzonden worden aparte dozen toegevoegd om de betaalde en niet betaalde facturen te kunnen onderscheiden.

Enzovoorts...

Fraude, bankrente, salaris dat uit allerlei onderdelen bestaat, wetgeving, en ga zo maar verder... Die vragen allemaal om een verdere uitsplitsing in schoenendozen.

Van schoenendoos naar boekhouding

Duidelijk is wel dat een systeem met schoenendozen niet gaat werken. Daarom worden alle bonnen en bankzaken in een boekhouding overgenomen.

Voor de komst van de computer gebeurde dat in een aantal dagboeken (ook wel journaal, Engels: ledger) zoals aparte dagboeken voor verkopen, inkopen, bankzaken. Tegenwoordig doen we boekhouden uiteraard met behulp van computers.

In een boekhouding is iedere schoenendoos een rekening. Rekeningen hebben in een computersystemen een nummer en bijbehorende omschrijving. Een nummer voor een rekening is een technisch overblijfsel uit de tijd dat computers alleen nog via nummers (en niet tekst) snel konden optellen en aftrekken. Het is zo ingeburgerd geraakt dat daar nog steeds mee gewerkt wordt.

Het stoppen van een bonnetje in de schoenendoos gebeurt tegenwoordig administratief door het overtypen van die gegevens in de computer waarbij het rekeningnummer wordt opgegeven.
In boekhoudtaal is dat het boeken van een post.
Als bewijsvoering naar de belastingdienst later, moet ook het bonnetje worden bewaard en die gaat dus in een archiefmap. Om dit later makkelijk terug te kunnen vinden wordt op het bonnetje een nummer gezet en dat nummer wordt bij het boeken ook ingetypt (de referentie).