Soviet IT Management

VERTROUWELIJK

Kameraad IT-er,

Gebruikers zijn en blijven de grootste verstoring van onze IT infrastructuur. Hoe kunnen we onze infrastructuur waarborgen wanneer we geen controle over de gebruikers hebben?

DOEMA

De DOEMA (Dictaat Op Electronische Machines & Applicaties) wordt gevormd door beleidmakers op IT gebied ofwel zo'n beetje alle IT-ers van hoog tot laag.
Om de macht van de DOEMA te waarborgen, vaardigt de DOEMA een decreten uit.
Deze decreten (ook wel standaards) zijn het belangrijkste machtsmiddel om controle te houden over de gebruikersorganisatie.

Standaards (decreten)

Vereisten voor standaards.

Standaards zijn er op gericht om het leven van de IT-er te veraangenamen en niet die van de gebruikers
Standaards zijn niet gebaseerd op algemeen aanvaarde methoden of technieken. Dat zou anderen alleen maar in staat stellen zich daar in te mengen.
Standaards uit de markt kunnen worden ingevoerd, vermits ze worden aangepast.
Standaards omvatten eenvoudige zaken. De core business van de gebruikersorganisatie valt onder projecten omdat die meestal afwijken.

De tot standkoming van een standaard is eenvoudig.

Vraag een medewerker (ivoren toren type) of beter nog een externe organisatie een document te schrijven.
Noem dat document hier en daar eens.
Ga er langzaam naar verwijzen als zijnde de standaard.
Blokkeer alles wat niet voldoet aan de standaard.
Elimineer weerstand door valide tegenargumenten te bestempelen als non-conformistisch gedrag.
Voila, de standaard staat.

Opm.: Het verdient de voorkeur een externe organisatie de standaard te laten opstellen. Je kan dan namelijk argumenten gebruiken als: Dus je denkt het beter te weten dan hen....

POLIT bureau

Het POLicy IT bureau (korte POLIT-bureau) is de afdeling die gebruikers controleert en kent de volgende doelstellingen:

Gebruikers continue laten voelen dat de IT afdeling bepaalt wat er gebeurd op hun werkstation en niet de gebruikers zelf.
Voorkomen dat de gedachte ontstaat dat de PC een persoonlijke werkplek is. Er is namelijk niets persoonlijks aan werk. Werk moet stil, geruisloos, efficient en effectief zijn.
Verminderen van de invloed van gebruikers op de IT.

Om dit te bereiken is er de policy voor PC's:

Verbied elke vorm van personalisering van de PC (kleuren, screensavers).
Schakel toegang tot de desktop en andere nuttige functies uit.
Schakel multimedia uit.

P.s.: Dit geldt uiteraard niet voor de IT medewerkers.
Dat zou immers het werk vertragen en is irritant.

FAQ (for annoying questions)

Het POLIT bureau hanteert een verzameling antwoorden genaamd For Annoying Questions (FAQ).
De antwoorden zijn zorgvuldig samengesteld.
Allereerst zijn de antwoorden onzin en gebruikers weten dat ook wel. Dat is goed, want zo beseft de gebruiker zijn plaats. Ten tweede kunnen gebruikers niet over het antwoord in discussie omdat ze niet genoeg argumenten kunnen vinden. Ten derde geven de antwoorden het gevoel dat we de gebruiker niet serieus nemen (wat ook zo is) en dat maakt het leven een stuk eenvoudiger. Dat voorkomt valse verwachtingen en vooral werkdruk.

Antwoorden (te gebruiken in deze volgorde):

Nee, want het is niet volgens de standaard.
Wanneer de gebruiker daar om vraagt kun je wat willekeurige documenten opnoemen. Gebruik daarbij het woord strategisch en zeg dat de gebruiker dat waarschijnlijk toch niet zal begrijpen.
Nee, omdat dat de PC onbeheersbaar wordt (met een beetje blabla over remote updates).
Nee, omdat dat een beveiligingsrisico geeft (niet vergeten virussen te noemen).
Nee, omdat dat niet in de SLA is opgenomen (die niemand kent of kan vinden).
Nee, maar je kan het in veel stappen doen in plaats van één. Dit punt is bekend en de organisatie heeft daar geen moeite mee.
Nee, dat heb je niet nodig. We hebben aan alles gedacht dus zeg maar wat je wil en ik zal je laten zien dat het ook anders kan (Uitstekende manier om de gebruiker zijn plek te wijzen).

KGB

Knowledge Garbling Basics (KGB) is een verzamling regels om documenten onbegrijpelijk te maken en voorkomt dat de IT staf overbodig raakt. Helaas moet tegenwoordig documentatie worden opgeleverd (op zich een belachelijke vraag), maar dat betekent nog niet dat ze leesbaar moeten zijn.

KGB regels:

Voer geen deugdelijke administratie. Zo kun je iedere keer opnieuw uren schrijven voor inventarisatie van zaken die je zelf geleverd hebt of in beheer hebt.
Gebruik schema technieken die de gebruiker niet begrijpt. Beter nog een techniek die niemand kent.
Maak extreem gedetailleerde documenten, maar zonder inleiding of overzicht (althans geen bruikbare).
Gebruik zo veel mogelijk technische details zonder daartussen verbanden te leggen..
Gebruik IT specifieke termen zonder die toe te lichten (of licht die toe met gebruikmaking van nog meer termen).
Beschrijf bedrijfsprocessen gedetailleerd op input en houd je op de vlakte v.w.b. throughput en output.
Laat collega IT-ers het document accepteren zodat je kan zeggen dat het document geaccepteerd is.
Laat de opdrachtgever het document accepteren. Die kan immers toch niet meer terug. Het document is nu volledig geformaliseerd.

Changes

Changes worden bij voorkeur uitgevoerd:

Zonder de gebruiker te raadplegen.
Zonder waarschuwing vooraf.
Zonder testen (laat de gebruiker dat zelf maar doen).

Dit zaait verwarring bij de gebruikers en doet ze weer beseffen dat ze volledig afhankelijk zijn van de IT afdeling.